Az Accounts Payable (AP) számlafeldolgozás az egyik legidőigényesebb és leginkább hibára hajlamos terület a pénzügyi csapatok számára. A manuális adatbevitel, az eltérő számlaformátumok és a jóváhagyási késések mind hozzájárulnak a magasabb működési költségekhez és a lassabb pénzügyi folyamatokhoz.
Az AP számlafeldolgozás automatizálása ezeket a problémákat kezeli azzal, hogy automatikusan kinyeri, ellenőrzi és strukturálja a számlaadatokat — így a pénzügyi csapatok gyorsabban, kevesebb hibával és nagyobb volumenben dolgozhatnak.
Ebben a cikkben bemutatjuk:
-
mit jelent az AP számlafeldolgozás automatizálása,
-
milyen szerepet tölt be az OCR a folyamatban,
-
milyen típusú megoldások léteznek,
-
és hogyan válasszuk ki a megfelelő számlafeldolgozó szoftvert.
Mi az AP számlafeldolgozás automatizálása?
Az AP számlafeldolgozás automatizálása olyan szoftveres megoldásokat jelent, amelyek manuális adatbevitel nélkül kezelik a számlákat. Ahelyett, hogy a munkatársak PDF-ekből olvasnák ki és rögzítenék az adatokat, az automatizált rendszerek:
-
feldolgozzák a számladokumentumokat (gyakran beszkennelt PDF-eket),
-
kinyerik a kulcsadatokat, például a beszállító nevét, a számlaszámot, a dátumokat és az összegeket,
-
rögzítik a tételsorokat,
-
ellenőrzik az adatok következetességét,
-
strukturált adatokat szolgáltatnak a könyvelési vagy ERP rendszerek számára.
A cél az emberi beavatkozás minimalizálása, miközben a pontosság és az ellenőrizhetőség megmarad.
Az OCR szerepe az AP számlafeldolgozásban
Az OCR (Optical Character Recognition – optikai karakterfelismerés) a legtöbb AP számlafeldolgozó megoldás alapvető eleme.
Az OCR lehetővé teszi, hogy a szoftver:
-
felismerje a beszkennelt vagy képalapú PDF számlák szövegét,
-
a vizuális tartalmat géppel feldolgozható adattá alakítsa,
-
kezelje azokat a számlákat is, amelyek nem digitálisan készültek.
Fontos azonban megjegyezni, hogy az OCR önmagában nem elegendő. A hatékony AP automatizálás további elemeket is igényel:
-
intelligens elrendezésfelismerést,
-
pontos tételsor-kinyerést,
-
adatellenőrzési szabályokat,
-
hibakezelést gyenge minőségű vagy összetett számlák esetén.
A modern megoldások az OCR-t szabályalapú és mesterséges intelligenciával támogatott feldolgozással kombinálják a megbízható eredmények érdekében.
Felhőalapú AP számlafeldolgozó szolgáltatások
A felhőalapú AP számlafeldolgozó megoldások mára iparági szabvánnyá váltak. Az on-premise rendszerekkel szemben az alábbi előnyöket kínálják:
-
gyors bevezetés,
-
nincs infrastruktúra-karbantartás,
-
egyszerű skálázás növekvő számlamennyiség esetén,
-
folyamatos frissítések manuális beavatkozás nélkül.
Különösen előnyösek azoknak a vállalkozásoknak, amelyek több beszállítótól, eltérő formátumú vagy nyelvű számlákat kapnak.
A legjobb AP számlafeldolgozó automatizációs megoldások jellemzői
A hatékony AP számlafeldolgozó szoftverek közös jellemzői:
-
Magas pontosság különböző számlaformátumok esetén
-
Minimális beállítási igény (nincs szükség sablonokra vagy betanításra)
-
Fejléc- és tételszintű adatkinyerés
-
Integrációra kész kimenet könyvelési vagy ERP rendszerekhez
-
Skálázhatóság növekvő számlavolumen mellett
Nem minden megoldás felel meg ezeknek a követelményeknek, ezért a valós működési igények felmérése kulcsfontosságú.
Hogyan válasszunk számlafeldolgozó szoftvert?
A megfelelő AP számlafeldolgozó megoldás kiválasztásakor érdemes az alábbi kérdéseket feltenni:
-
Milyen formátumú számlákat kapunk?
-
Szükség van tételsorok feldolgozására?
-
Mennyi manuális munkát szeretnénk megszüntetni?
-
Skálázható-e a megoldás a vállalkozás növekedésével?
-
Illeszkedik-e a pénzügyi csapat munkafolyamataihoz?
A megfelelő választás megbízhatóságot és egyszerűséget jelent, nem pedig felesleges komplexitást.
Miért fontos az AP automatizálás a pénzügyi csapatok számára?
Az AP számlafeldolgozás automatizálása kézzelfogható előnyöket nyújt:
-
gyorsabb feldolgozási idők,
-
alacsonyabb működési költségek,
-
kevesebb emberi hiba,
-
jobb átláthatóság és kontroll,
-
több idő a stratégiai pénzügyi feladatokra.
A pénzügyi automatizálás ma már nem luxus, hanem alapvető működési követelmény.